数据保留管理策略
大学的数据 & 档案管理及行政政策
目的
澳门最正规网网站登录有责任管理其记录，以保存大学的历史, 满足法规和法律要求, 最大限度地减少风险, 优化大学空间的使用, 并尽量减少大学的成本.
范围
本政策适用于所有记录，无论其形式如何，并适用于所有教员, 工作人员, 和学生, 以及任何创建和/或管理记录的大学附属机构. 本保险单及其附件 大学数据和记录保留计划 (“保留时间表”)取代和取代任何现有的保留政策或大学官员可能采用的记录指导.
定义
记录
记录被定义为任何信息, 无论物理格式如何, 这是合法的, 财政, 管理价值或持久价值, 包括但不限于纸张, 缩微过程, 照片, 图纸, 地图, 电影胶片, 以及以磁性或光学格式保存的电子记录，如数据库, 电子邮件, 语音信箱, cd和dvd, 录像带和录音带, 电脑磁带和光盘, 以及文字处理文档.
活动记录
非活动记录是那些不再需要执行其创建时的管理或操作功能的记录, 但必须保留用于行政管理, 财政, 法律, 或根据批准的记录保留时间表的历史目的.
机密档案
包含敏感个人(或个人身份)信息的记录.
重要的记录
Vital records are those necessary to re-establish or continue the University in the event of a disaster; to recreate the University's 法律 and financial position; or to preserve the rights of the University, 其受托人, 教师, 工作人员, 和学生.
档案记录
档案记录是那些被确定为具有持久价值的记录，因此被保存下来，供各国历史研究使用 大学档案馆.
政策
在大学正常业务过程中创建或收到的记录是EMU的财产和/或责任, 所有员工都有责任确保所有记录都按照大学政策和适用的联邦和州法律进行管理. 对于随附的保留计划中具体描述的记录, 在保存明细表中确定为责任单位的部门或办公室应负责该记录的保存和处置.
大学记录是院系的责任，直到适用的保存期过去. 必须维护适当的安全物理或数字存储. 如果纸质记录的保存时间不是永久的，则将其数字化, 原件应销毁. 如果纸质记录的保存时间是永久的，则将其数字化, 纸质复印件应转交学校档案馆. 哪里的记录是数字化的, 电子记录成为正式记录，并应按照《澳门最正规网网站登录》进行管理.
部门保留记录的时间不应超过保留计划授权的时间, 或者提前处理记录. 本政策和保留时间表的遵守情况可能会受到内部审计.
院系、学院、学校或学术单位要求:
- 根据学校政策和保留时间表管理记录.
- 确保敏感或机密性质的信息在最后处理前不被未经授权的披露，并确保以禁止重建信息或重建的方式销毁此类记录, 就电子纪录而言, 适当删除或清除.
- 建立定期的记录销毁程序.
- 定期审核文件，以确保符合保留时间表.
- 如果法律事务部已通知您为解决法律纠纷而对任何记录发出“保存通知”, 即使已过预定保存期，亦不销毁纪录.
- 协助识别和保存对大学有重要或持久/档案价值的记录.
- 根据需要提供对本政策或保留时间表的补充/更改建议.
销毁大学记录
对于非归档记录或非活动记录的记录, 处置是记录生命周期的最后阶段. 以下是处理预定销毁的记录的适当方法.
- 一般回收/粉碎(非机密记录的纸质记录).
- 机密回收/分解, 可能需要部门监督和/或供应商认证(纸质保密记录).
- 电子记录的销毁必须按照信息技术司的数据删除安全标准执行.
授权来源及其他参考资料:
- 董事会政策2.06政策的政策
- 信息技术政策8.09电子媒体的卫生和处置
- 程399.809-.812密歇根历史中心法案
生效:2023年5月19日